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Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para obtener, rastrear, manejar, almacenar y minimizar los documentos en papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diferentes versiones producidas y actualizadas por diversos usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales, esas estructuras se basan en programas informáticos. La definición tiene cierta conexión con los principios de los marcos de gestión de contenidos. También se utiliza como parte de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y está asociada con la gestión de activos digitales, la creación de imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.
Varios proveedores comenzaron a desarrollar sistemas de software para manejar documentos en papel a partir del decenio de 1980. Estas estructuras se referían a los papeles en papel, que no sólo contenían documentos escritos y publicados, sino también fotos, impresiones, etc.
Un segundo tipo de sistema que podía manejar registros electrónicos, es decir, todos esos documentos o archivos, generados en computadoras y en su mayoría almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios, comenzó a ser escrito por desarrolladores posteriores. Los primeros sistemas de gestión electrónica de documentos (EDM) manejaban tipos de archivos patentados o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de esos sistemas posteriores? Como se concentraron en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imagen, se conocieron como sistemas de imágenes de documentos. Los sistemas EDM se han desarrollado hasta el punto de que cualquier tipo de formato de archivo que pudiera ser almacenado en la red podría ser manejado por los sistemas. Las aplicaciones crecieron hasta incluir documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

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4 de julio de 2018 por Daler Sayfiddinov 20 Comentarios Utilizamos diferentes estructuras en el lugar de trabajo moderno para satisfacer las necesidades de las empresas. Dondequiera que vayamos, nos acompañan sistemas como el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS), intranet y sitios web wiki.
Para varias organizaciones, este es un escenario típico. El Departamento de Recursos Humanos se encarga de las políticas empresariales y las publica en la Intranet de la empresa así como en el HRIS, manteniendo una copia inicial del documento para su revisión en el ordenador local o en el disco compartido.
También existe un mecanismo de entrega manual de documentos en el que RRHH tiene que distribuir a los administradores de la Intranet y del HRIS una versión no editable del documento para cargarla cada vez que se hagan cambios en una política.
En la entrada del blog de hoy, voy a explicarles una solución que utiliza una biblioteca de documentos de SharePoint para esta compleja y engorrosa instalación. Este enfoque elimina la necesidad de que los administradores de HRIS e Intranet se involucren en el proceso de publicación de políticas.
En primer lugar, es necesario construir una biblioteca de documentos de SharePoint con las columnas que se muestran a continuación. En función de los requisitos de su empresa, puede añadir más columnas. He llamado a la biblioteca de documentos de Políticas Corporativas para esta demostración.

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Lo entendemos perfectamente. En 2015, tienes una cadena de suministro global, se emplean ingenieros en India, Rumania, etc., la gestión del proyecto está en Calgary, y México es el cliente. Situaciones como esta son increíblemente normales y no van a ninguna parte. Por eso ya es hora de que los equipos globales se ocupen de las cuestiones relacionadas con la entrega y el acceso a los documentos.
Acceder a los documentos correctos puede significar la diferencia entre sentarse sobre el trasero antes de que el equipo de la India vuelva a la oficina y luego quedarse hasta tarde para los equipos de proyectos globales o regionales, todo porque alguien dejó un archivo adjunto de correo electrónico. Estas circunstancias suceden todo el tiempo y para los desarrolladores, asociados, vendedores, control de documentos y consumidores, son súper estresantes. Además, cuando un mecanismo o relación se sale de su alcance, todos pierden. Los clientes pierden dinero, los controladores de papel pierden reputación, los ingenieros pierden sueño, y todos comienzan a perder negocios finalmente.
Comencemos. Es la forma en que la empresa proporciona documentos y revisiones a los asociados, consumidores, subcontratistas, departamentos de ingeniería, marketing, RRHH, fabricantes, compradores, toda una serie de artículos cuando se habla de entrega de papel. – de estos individuos y grupos que obtienen documentos está interesado en ese documento, y necesitan acceder a él. Necesitan que se acceda a la nueva revisión y necesitan acceder a ella a petición. Estas son realmente las tres claves para que los equipos globales tengan éxito en la entrega y acceso de documentos.